Tòa án nhân dân tỉnh Gia Lai

Sau hơn 01 năm thực hiện, có thể thấy việc công khai bản án, quyết định là xu hướng phù hợp với sự phát triển của nền tư pháp hiện đại, là cơ sở để Tòa án nhân dân tiếp nhận các ý kiến phản biện trong xã hội, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động xét xử nói chung, chất lượng ban hành bản án, quyết định nói riêng. Tuy nhiên cũng chính vì là nhiệm vụ mới được đưa vào tổ chức thực hiện nên quá trình triển khai còn gặp một số khó khăn, vướng mắc hoặc có cách hiểu không thống nhất, cần phải có sự hướng dẫn của Tòa án nhân dân cấp trên. Người viết xin nêu một số thủ thuật mã hóa nhanh công khai bản án, quyết định còn gặp như sau:

Hiện nay chưa có phần mềm chuyên dùng để mã hóa thông tin trong văn bản Microsoft Word nói chung và mã hóa bản án, quyết định nói riêng. Việc chuyển các từ, cụm từ trong văn bản Microsoft Word từ dạng đầy đủ thành dạng viết tắt (mã hóa) chỉ có thể thực hiện thủ công, do đó tốn khá nhiều thời gian, công sức của người thực hiện. Người viết xin giới thiệu một thủ thuật có thể giúp mã hóa hàng loạt cụm từ trong văn bản Microsoft Word, giúp rút ngắn thời gian thực hiện việc mã hóa thông tin của bản án, quyết định bằng cách sử dụng một công cụ được tích hợp sẵn trong các ứng dụng Microsoft Word là công cụ “Replace”. Công cụ này có thể tìm thấy trên thanh công cụ của Microsoft Word hoặc có thể sử dụng phím tắt “Ctrl+H” để kích hoạt nhanh.

Trong hộp thoại của công cụ “Replace” có hai ô nhập liệu, một là ô “Find what” (là nơi nhập các giá trị văn bản muốn tìm kiếm để thay thế) và ô “Replace with” (là nơi nhập các giá trị văn bản thay thế cho các giá trị văn bản ở ô “Find what”).

Công việc của người sử dụng là dò toàn bộ văn bản, khi gặp từ, cụm từ cần thay thế thì copy (Ctrl+C) các từ, cụm từ này để dán hay còn gọi là “paste” (Ctrl+V) vào ô “Find what”, sau đó nhập từ, cụm từ thay thế vào ô “Replace with” và bấm vào nút “Replace” (chỉ thay thế một từ hoặc cụm từ đã chọn) hoặc nút “Replace All” (thay thế tất cả các từ hoặc cụm từ tương tự trong văn bản). Như vậy nếu từ, cụm từ được chọn để thay thế là từ, cụm từ xuất hiện nhiều lần trong văn bản thì người sử dụng sẽ có thể mã hóa toàn bộ các từ, cụm từ đó chỉ bằng một lần thực hiện.

Tuy nhiên cần lưu ý là khi đã chọn từ, cụm từ để thay thế thì toàn bộ các từ, cụm từ tương tự có trong toàn bộ văn bản cũng sẽ bị thay thế. Do đó trong quá trình mã hóa bản án, quyết định cần chú ý kiểm tra kỹ văn bản bởi có thể có một số trường hợp tên người tham gia tố tụng, địa danh hành chính hoặc thông tin khác cần phải mã hóa trùng hoặc tương tự với một hoặc một số cụm từ khác trong văn bản không cần phải mã hóa cũng sẽ bị mã hóa theo.

Ví dụ: Ở ô “Find what” nhập cụm từ “Nguyễn Thị Thương”, ở ô “Replace with” nhập “Nguyễn Thị Th” thì tất cả các cụm từ “Nguyễn Thị Thương” có trong văn bản sẽ được chuyển thành “Nguyễn Thị Th”. Tuy nhiên nếu chỉ nhập ở ô “Find what” từ “Thương”, ô “Replace with” từ “Th” thì tất cả các từ “Thương” (không phân biệt viết hoa hay viết thường) sẽ được chuyển thành “Th”. Như vậy có thể sẽ gặp phải trường hợp câu “anh Hoàng và chị Thương có thời gian tìm hiểu, yêu thương nhau trước khi tự nguyện kết hôn” được chuyển thành “anh H và chị Th có thời gian tìm hiểu, yêu th nhau trước khi tự nguyện kết hôn”.

Do đó một điều tiên quyết phải chú ý trong quá trình mã hóa thông tin trong bản án, quyết định cho có có sử dụng hay không sử dụng công cụ trên là phải kiểm tra lại thật kỹ toàn bộ thông tin trong bản án, quyết định đã được mã hóa trước khi công bố trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án.