Skip to main content

Giải pháp ứng dụng Zalo trong công việc và làm việc nhóm.

(26/08/2020 12:20)

Hiện tại dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến phức tạp, việc không tụ tập đông người, hạn chế tiếp xúc với những người có các triệu chứng ho, sốt,... vẫn là điều cần thiết. Làm việc, học tập từ xa là một giải pháp đang được khuyến khích áp dụng ở nhiều nơi. Nhiều giáo viên ứng dụng phần mềm để dạy học trực tuyến. Các công ty cũng cho phép nhân viên làm việc từ xa và báo cáo tình hình công việc trực tuyến. Zalo là một phần mềm có những chức năng rất phù hợp cho công việc của nhiều người:

+ Là một ứng dụng miễn phí, dễ dàng tải và cài đặt.

+ Giao diện trực quan, ngôn ngữ tiếng việt dễ sử dụng.

+ Hoạt động đồng thời trên nhiều nền tảng (Android, IOS, Windows) và thiết bị (điện thoại, máy tính bảng, PC, laptop,…).

+ Lượng người dùng lớn và không ngừng tăng lên.

+ Các chức năng cực kỳ hữu ích: nhắn tin, gửi và lưu trữ file lớn, gọi video nhóm, chia sẻ màn hình, tạo bình chọn, đặt lịch hẹn, giao việc và nhắc nhở,…

+ Đỗ trễ thấp, tốc độ truyền dữ liệu nhanh chóng: nhận tin nhắn và cuộc gọi ngay tức thì. Tốc độ mạng dữ liệu ngày càng được nâng cao để đáp ứng dịch vụ người dùng.

+ An toàn và bảo mật: dữ liệu được mã hóa và lưu trữ trữ theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, hỗ trợ xác thực bảo mật 2 yếu tố, quản lý các thiết bị đã đăng nhập.

Công việc văn phòng hiện tại cần có những công cụ hỗ trợ để có thể thông tin một cách nhanh chóng, chia sẻ tài nguyên và quản lý công việc,… và Zalo là một ứng dụng phổ biến và có những chức năng đáp ứng tốt những yêu cầu đó. Để ứng dụng Zalo trong công việc và làm việc nhóm, người dùng tham khảo các bước sau:

Bước 1: Cài đặt và đăng ký để sử dụng Zalo

- Tải ứng dụng trên máy tính windows theo địa chỉ: https://zalo.me/download/zalo-pc?utm=90000

- Tải ứng dụng Zalo trên điện thoại bằng cách gõ từ khóa Zalo trên kho ứng dụng Appstore và CH Play

imageimage

Sau khi tải và cài đặt ứng dụng, người dùng sử dụng số điện thoại của mình để đăng ký tài khoản. Hệ thống sẽ gửi mã kích hoạt về số điện thoại vừa đăng ký, người dùng nhập mã vừa nhận và bắt đầu sử dụng zalo.

imageimageimage

  Người dùng có thể đăng nhập và sử dụng cùng lúc tài khoản của mình trên điện thoại và trên máy tính. Đăng nhập bằng cách quét mã QR code một cách nhanh chóng và dễ dàng.

imageimageimage

Bước 2: Kết bạn và tạo lập nhóm

Sử dụng tài khoản zalo đã tạo gửi lời mời đến các thành viên khác. Sau khi đã kết bạn, bắt đầu tạo lập nhóm và thêm thành viên vào nhóm.

image

Trên zalo điện thoại chuyển sang Tab nhóm hoặc zalo máy tính nhấn vào biểu tượng tạo nhóm imageđể tạo bắt đầu tạo nhóm mới.

image

Tùy theo mục đích mà có thể tạo những nhóm khác nhau, thêm các thành viên trong nhóm phù hợp với mục tiêu công việc chung cần quản lý.

Vd: nhóm IT – phụ trách kỹ thuật Tòa án, nhóm Văn thư – Lưu trữ, nhóm Kế toán Tòa án, nhóm Tổ công đoàn, đoàn viên chi đoàn,…

Nhấn vào biểu tượng image để thêm thành viên mới vào nhóm (chỉ có thể thêm thành viên đã kết bạn).

image

Bước 3: Sử dụng các tính năng của zalo trong công việc và làm việc nhóm

  Ngoài khả năng nhắn tin và gọi điện phổ biến được nhiều người sử dụng, zalo còn có những tính năng hỗ trợ rất hiệu quả trong công việc như sau:

* Tính năng chia sẻ file dung lượng lớn

Hiện nay, gửi tài liệu để trao đổi công việc là một nhu cầu cực kỳ phổ biến. Phương pháp thường được sử dụng là gửi tài liệu đính kèm trong email. Tuy nhiên các hộp thư điện tử phổ biến thường bị giới hạn về kích thước file gửi (chỉ khoảng dưới 30Mb). Zalo hỗ trợ gửi tập tin với kích thước rất lớn, lên đến 1 GB, lưu trữ dữ liệu lên tới 50 GB. Người dùng không cần phải lo lắng về việc gửi những tập tin, tài liệu có dung lượng lớn nữa.

- Để có thể sử dụng file ảnh hay tài liệu đang có trên điện thoại dùng trên máy tính, người dùng có thể sử dụng chức năng truyền file của zalo trên điện thoại bằng cách bấm vào biểu tượng dấu image trên góc phải màn hình và chọn mục Truyền file, sau đó chọn duyệt file để gửi.

image

- Tương tự, khi muốn sử dụng file đang ở trên máy tính để xem và dùng trên điện thoại hoặc máy tính bảng, người dùng sử dụng tính năng truyền file ngược lại. Trên zalo máy tính chọn chức năng truyền file, sau khi xuất hiện hộp thoại chọn file, người dùng duyệt thư mục và chọn file cần truyền.

Việc truyền file như trên giúp chia sẻ hình ảnh, tập tin giữa các thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) mà không cần cáp kết nối một cách nhanh chóng.

imageimage

Các file đã được chia sẻ được quản lý một cách khoa học và trực quan trong kho lưu trữ. Kho được chia làm 3 mục là: ảnh, link và file được sắp xếp theo thời gian gửi. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, xem lại hoặc tải về bất cứ khi nào.

imageimageimage

Có thể ứng dụng tính năng này để lưu trữ tài liệu của mình tương tự như một ổ đĩa đám mây, dễ dàng xem và truy cập ở mọi nơi và trên nhiều thiết bị.

* Tính năng Zalo To-Do để phân công công việc, quản lý tiến độ, báo cáo.

Zalo To-Do là tiện ích giúp người dùng giao việc từ tin nhắn những công việc quan trọng. Công việc được tổng hợp lại thành một danh sách chung. Nhờ đó người dùng có thể quản lý, theo dõi và nhắc nhở cập nhật tiến độ các công việc một cách dễ dàng.

image

Người dùng có thể giao việc trực tiếp cho cá nhân trong của sổ nhắn tin hoặc giao việc cho cùng lúc nhiều người trong nhóm.

Chọn nhóm cần phân công, quản lý công việc à chọn chức năng To-do để giao việc

image

Sau khi hiện ra hộp thoại giao việc, người tạo điền các thông tin về mô tả công việc, chọn thành viên để giao việc, xác lập thời hạn phải hoàn thành công việc và nhấn giao việc để gửi thông báo về công việc đến người được giao.

- Tiêu đề: nên đặt ngắn gọn để dễ quản lý.

- Nội dung: mô tả cụ thể, chi tiết phần việc sẽ giao cho người nhận.

- Giao cho: có thể giao cho một hoặc nhiều người cùng 1 nội dung công việc (người nhận việc phải là người có kết bạn Zalo với bạn).

- CC (Người theo dõi): là người sẽ theo dõi tiến độ công việc nhưng không thực hiện công việc đó.

- Thời hạn: là thời gian phải hoàn thành công việc, phải hoàn thành trước thời gian được giao (chọn một mốc thời gian cụ thể hoặc chọn không thời hạn).

Các trạng thái cập nhật công việc sẽ được thông báo tới người tạo việc, người được giao và người theo dõi.

image

Trong cửa sổ chat của người được giao việc và của nhóm sẽ hiển thị nội dung về công việc. Người được giao việc có thể xem chi tiết nội dung việc được giao, bình luận và xác nhận việc được giao.

image

Người giao có thể dễ dàng nhắc nh người được giao hoàn thành công việc đúng hạn hoặc báo cáo tiến độ công việc bằng việc nhấn vào biểu tượng cái chuông image.

image

Trên Zalo phiên bản máy tính, người dùng có thể quản lý giao việc một cách đầy đủ nhất, xem thống kê được tất cả các công việc đã giao, tiến độ công việc, những việc chưa xong và đã xong,… Tính năng này giúp cải thiện công việc rất nhiều so với việc nhắn tin trao đổi công việc, sau một thời gian, nhắn tin với nhiều người, nội dung công việc bị trôi, khó tìm kiếm và bỏ sót công việc, không biết được tiến độ công việc đã trao đổi làm xong hay chưa.

image

  * Tính năng tạo khảo sát, bình chọn

Đây là tính năng giúp người quản lý có thể nhanh chóng tạo khảo sát thăm dò ý kiến và có được kết quả khảo sát một cách nhanh chóng, không cần phải gửi phiếu và chờ đợi tổng hợp ý kiến.

Để tạo bình chọn trong nhóm, nhấn dấu image và chọn Tạo bình chọn

biểu tượng trong cửa sổ chat

Sau đó người tạo điền nội dung cần khảo sát, các phương án lựa chọn và nhấn Tạo bình chọn để mọi người trong nhóm nhận được thông báo và bắt đầu bình chọn.

image

Sau khi các thành viên đưa ra lựa chọn, hệ thống sẽ ghi nhận các phương án lựa chọn và tổng hợp kết quả lựa chọn để người khảo sát có được kết quả một cách nhanh chóng và dễ dàng đưa ra quyết định.

image

  * Tính năng gọi video nhóm, chia sẻ màn hình

Hiện tại chức năng còn đang ở giai đoạn thử nghiệm và chỉ cho phép tối đa 09 người cùng tham gia gọi một lúc. Yêu cầu máy tính thực hiện cuộc gọi phải có webcam, micro và tai nghe (hoặc loa) để có thể tiến hành cuộc gọi.

Trong cuộc gọi video hoặc gọi nhóm, nhấn chọn nút chia sẻ màn hình và chọn bắt đầu chia sẻ

imageimage

Người nhận cuộc gọi sẽ thấy màn hình và các thao tác của người chia sẻ. Đây là một tính năng hỗ trợ trên Zalo-pc (phiên bản máy tính), rất hữu ích khi muốn trình chiếu một dung, thuyết trình bài giảng hay hỗ trợ kỹ thuật với người khác.

image

Hình ảnh cuộc gọi chia sẻ màn hình.

Trên đây là những hướng dẫn các bước để mọi người có thể áp dụng zalo một cách hiệu quả trong công việc.

Lê Quốc Việt.


Ý kiến bạn đọc

0 Bình luận

Ý kiến bình luận

Đổi mã xác nhận

Các tin khác

Lượt xem: 738
cdscv