Skip to main content

Giải pháp ứng dụng Google sheets trong công tác chuyên môn, thống kê.

(26/08/2021 16:00)

Giải pháp ứng dụng Google sheets trong công tác chuyên môn, thống kê.

Trong thời đại 4.0 việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công việc của con người để giúp cho công việc diễn ra một cách nhanh chóng. Thực hiện các công việc chuyên môn đối với bản thân tôi cần ứng dụng các giải pháp vào việc xây dựng hoàn thành báo cáo 11 biểu mẫu theo định kỳ của Vụ Tổng hợp TANDTC và góp ý các dự thảo Luật. Sau đây là các bước thực hiện.

Phần 1. Cần tìm hiểu sơ qua Google sheets (còn gọi là Trang tính), là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive, dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính miễn phí tương tự như Microsoft Excel.

Google Sheets là một chương trình bảng tính dưới dạng một ứng ứng dụng web, ứng dụng di động cho hầu hết các thiết bị di động và dưới dạng ứng dụng trên máy tính. Ứng dụng này tương thích với tất cả các định dạng file Microsoft Excel cho phép người sử dụng (sau đây gọi là: người dùng) tạo và chỉnh sửa các file trực tuyến trong khi cộng tác với những người dùng khác trong thời gian thực. Do đó, người dùng có thể chia sẻ, làm việc cùng với nhau mà không cần ở gần nhau về mặt địa lý.

Google Sheets  sử dụng công nghệ “Điện toán đám mây” nên tài liệu có thể được chia sẻ, mở và chỉnh sửa cùng lúc bởi nhiều người, trên nhiều thiết bị khác nhau, được tự động lưu vào máy chủ của Google để các chỉnh sửa trong quá khứ có thể được xem và hoàn nguyên (khôi phục). Các file có thể được xuất sang máy tính của người dùng ở nhiều định dạng phù hợp phục vụ việc lưu trữ và sử dụng.

* Các tính năng cơ bản của Trang tính.

1. Dễ dàng nhập liệu

Khi người dùng điền vào các câu trả lời của Google biểu mẫu do bạn tạo ra, dữ liệu đó sẽ tự động được đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn.

Để thực hiện, truy cập vào bảng tính Google Sheets, sau đó chọn Insert > Form (Chèn > Biểu mẫu) để thiết lập một form mới.

2. Đặt chương trình tính

Google Trang tính giúp làm nổi bật dữ liệu bằng các biểu đồ và đồ thị. 

3. Củng cố kiến thức về hàm và các thuật ngữ

Khi bạn bắt đầu nhập một hàm, thông tin về hàm đó hiện lên sẽ giúp bạn tìm hiểu để áp dụng các chức năng đó hiệu quả và chính xác.

4. Làm việc năng suất hơn

Tất cả mọi người đều có thể cùng làm việc trên 1 Google Sheet cùng một lúc, chỉnh sửa trong thời gian thực. Đặc biệt có thể trò chuyện và nhận xét, chia sẻ bất kì ai để mọi người cùng làm việc năng suất hơn.

5. Không bao giờ phải nhấp lại “lưu”

Tất cả các thay đổi trên Google Trang tính sẽ tự động được lưu khi bạn nhập. Thậm chí có thể xem và sử dụng lại lịch sử sửa đổi, được sắp xếp theo ngày và xem những ai đã thực hiện thay đổi đó.

6. Hỗ trợ tốt cho việc làm nhóm

Nhiều người có thể cùng làm việc trên 1 Google Sheet từ đó hỗ trợ làm việc nhóm tốt hơn. Bạn có thể chia sẻ cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác chỉnh sửa trong quyền bạn cho phép.

* Các ưu điểm khi sử dụng Google sheets

1. Ứng dụng cung cấp khả năng làm việc nhóm trực tuyến, tiết kiệm thời gian, công sức và làm giảm sự tiếp xúc giữa người với người trong thời điểm phòng, chống dịch Covid – 19.

2. không bị giới hạn về việc sử dụng máy tính loại nào (Thiết bị máy tính không cần cấu hình quá cao, lưu trữ của phần cứng). Được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ “Điện toán đám mây” do đó người dùng không phụ thuộc vào thiết bị phần cứng, những thay đổi được tự động lưu trữ ngay cả khi người dùng đang làm việc mà không cần bất cứ thao tác nào chỉ cần có kết nối internet. Ứng dụng cũng cung cấp cho người dùng khả năng làm việc khi không có kết nối mạng internet (offline), người dùng vẫn có thể chỉnh sửa, làm việc mà không cần có kết nối internet, các thay đổi trong quá trình làm việc sẽ được lưu lại trong cơ sở dữ liệu của máy tính và tự động cập nhật khi có kết nối internet trở lại do đó người dùng có thể sử dụng ứng dụng mọi lúc, mọi nơi mà không bị hạn chế.

3. ứng dụng không bị giới hạn bởi các phần mềm được cài đặt trong máy tính hoặc thiết bị di động (không bị giới hạn bởi phiên bản phần mềm Microsoft ofice cài trên máy tính hoặc phần mềm cài trên điện thoại).

4. Bảo mật của ứng dụng cao, nhờ xây dựng trên nền tảng của Google nên đảm bảo được tính bảo mật do chính sách bảo mật mà Google cung cấp và cam kết với khách hàng. Ngoài ra, ứng dụng cũng cung cấp một số tính năng khóa ô, khóa cột, dòng phục vụ cho yêu cầu bảo mật tác vụ cần thiết.

5. Tính tương thích cao, giao diện và ngôn ngữ sử dụng là tiếng việt, giao diện và các hàm được sử dụng đều tương đồng với Microsoft Excel nên việc xây dựng bảng số liệu là tương đối dễ dàng. Việc đối chiếu số liệu rất dễ dàng để kiểm tra.

* Tính bảo mật

- Ứng dụng này do Google cung cấp nên được tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, liên tục bảo vệ thông tin, dữ liệu của người dùng. Thông tin dữ liệu được mã hóa để bảo mật dữ liệu trước khi truyền đến thiết bị đầu cuối. Nếu phát hiện thấy điều gì có khả năng gây rủi ro hệ thống sẽ thông báo (thông qua mail) và hướng dẫn người dùng thực hiện các bước để được bảo vệ tốt hơn thông qua kiểm tra bảo mật và xác minh hai bước.

* Khả năng bảo vệ dữ liệu.

+ Bước 1: Chia sẻ tệp, người dùng chỉ cần bấm vào nút Chia sẻ có màu xanh nằm ngay góc bên phải màn hình của trang tính.

image

+ Bước 2: Nhấn vào "Nhận liên kết có thể chia sẻ được", màn hình sẽ hiện ra link, người dùng bấm "Sao chép liên kết" và gửi link đi cho người mà người dùng muốn gửi. 

image

+ Bước 3: Cấp quyền. Tùy thuộc vào từng người dùng và độ chuyên sâu của dữ liệu được nhập vào ứng dụng mà người dùng có thể lựa chọn phương án cấp quyền khác nhau.

Lựa chọn phương án hạn chế người truy cập bằng cách chọn “Bị hạn chế”, tức là chỉ những người được người tạo thêm vào nhóm mới có thể mở bằng đường liên kết và cấp quyền truy cập dữ liệu.

image

Ứng dụng cũng cung cấp cho người dùng khả năng “hạn chế truy cập” – chức năng này sẽ giúp người dùng hạn chế số lượng người có thể tiếp cận được dữ liệu của ứng dụng. Nếu không được cấp quyền “sở hữu”, “xem” hoặc “chỉnh sửa/nhận xét” thì không thể thay đổi được nội dung dữ liệu.

(nguồn Internet)

Phần 2. Các bước khởi tạo Google sheets và sử dụng vào 11 biễu mẫu (sau đây là các biểu mẫu mà TAND cấp huyện có số liệu) và các bản dự thảo Luật.

* 11 Biểu mẫu.

- Cách 1: Với bất kỳ trình duyệt web nào người dùng chỉ cần truy cập vào sheets.google.com.

- Cách 2: Trong giao diện Google Drive > Nhấp vào phần Mới > Google Trang tính và tạo một trang tính mới hoặc tạo một trang tính dựa vào mẫu.

- Cách 3: Ở hầu hết các giao diện trang của Google – Góc trên bên phải, hãy nhấp vào Trình chạy ứng dụng Description: image > Trang tính.

* Lưu ý: Cần phải có một tài khoản gmail để sử dụng các ứng dụng của Google.

Ở đây sử dụng cách 3 để tạo trang tính

image

Sau đó bấm vào ô trống để khởi tạo trang tính mới.

image

Tiếp tục điền các thông tin vào các ô và cột theo biểu mẫu quy định và khóa các ô trong bảng dữ liệu ta được hình sau.

image

Tuần tự như vậy tạo các bảng số liệu khác.

image

Ta chỉ việc chia sẻ đường link của bảng số liệu đến những đơn vị cấp huyện để cung cấp số liệu vào bảng. Sau khi hoàn thành các bảng số liệu, ứng dụng cung cấp cho bảng số liệu các định dạnh để có thể tải về chỉnh sửa và in ra hoặc in ra trực tiếp trên ứng dụng (không nên in trực tiếp trên ứng dụng vì phải chỉnh sửa lại trước khi in).

Phần 3. Như đã trình bày ở trên Google sheets có rất nhiều ứng dụng khác nhau, tùy theo yêu cầu của công việc mà ứng dụng vào việc tính toán, tổng hợp nhanh chóng, chính xác.

Trên đây là giải pháp của tôi./.


Ý kiến bạn đọc

0 Bình luận

Ý kiến bình luận

Đổi mã xác nhận
Lượt xem: 16
cdscv